Terminy, koszty i wyjazdy każdego auta firmy w jednym miejscu

Jak to działa

1. Auto i jego terminy

   Przy aucie zapisujesz dane pojazdu, formę posiadania (własność, leasing albo wynajem) i stan licznika. Terminami są polisy OC, AC i NNW, przegląd okresowy, przegląd serwisowy, wymiana oleju i rozrządu, opony, zezwolenia, dokumenty pojazdu oraz raty leasingu, najmu i polisy. Termin, który minął, jest czerwony. Termin, do którego zostało 10 dni lub mniej albo 1 000 km lub mniej, jest żółty. Raty naliczane automatycznie nie zmieniają koloru.

2. Przypomnienia o terminach

   Gdy termin się zbliża i gdy minie, osoba odpowiedzialna za auto dostaje powiadomienie w aplikacji i e-mail — najwyżej jeden zbiorczy e-mail dziennie. Gdy auto nie ma osoby odpowiedzialnej, powiadomienie dostają administratorzy firmy. Administratorzy dostają też ostrzeżenie o każdym terminie, który minął. O polisie i przeglądzie okresowym aplikacja przypomina już 30 dni przed terminem. Osoba z rolą „Pracownik” dostaje e-mail tylko wtedy, gdy w ustawieniach podała i potwierdziła adres do powiadomień.

3. Koszty auta

   Paliwo, myjnię, naprawy, części i opłaty drogowe wpisujesz jako koszt auta. Raty polis oraz raty leasingu i najmu aplikacja dolicza sama z danych polisy i umowy, a koszt przeglądu — z wpisu o jego wykonaniu. Ekran „Koszty” pokazuje sumy brutto, netto i VAT dla całej floty i dla jednego auta w wybranym okresie, a po 10 tankowaniach — średnie spalanie auta.

4. Wyjazd: Start i Stop albo plan trasy

   Kierowca zaczyna wyjazd przyciskiem „Start” na swoim pulpicie, a po powrocie klika „Stop” i wpisuje stan licznika. Wyjazd zaplanowany wcześniej ma termin, auto, kierowcę i do 20 pasażerów. Aplikacja odrzuci plan, w którym to samo auto albo ta sama osoba jest w tych samych godzinach w innej trasie.

5. Miejsce docelowe z mapy

   Adres miejsca docelowego wyszukujesz w Google Maps albo wybierasz z listy zapisanych miejsc. Na mapie widać pinezkę, którą możesz przesunąć. Aplikacja szacuje, ile kilometrów drogami jest do celu od siedziby firmy albo od innego wybranego punktu — w jedną stronę oraz tam i z powrotem. Przycisk „Nawiguj” otwiera trasę w Google Maps.

Kto co robi

Moduł ma trzy poziomy dostępu do auta i osobne udostępnienie samych kosztów. Administrator decyduje, kto z firmy dostaje który dostęp.

1. Pełny dostęp

   Ma go administrator, a także osoba, której administrator udostępnił moduł — dla wszystkich aut albo tylko wybranych. Dodaje auta, przydziela osoby odpowiedzialne i kierowców, planuje trasy i widzi wszystkie koszty, terminy i wyjazdy swoich aut.

2. Osoba odpowiedzialna

   Jest przypisana do konkretnego auta. Poprawia jego dane, terminy i koszty, zarządza wyjazdami tego auta i dostaje przypomnienia o jego terminach. Nie przydziela osób do auta.

3. Kierowca

   Widzi auto, którym jeździ, i jego terminy, bez kwot i bez warunków umowy leasingu. Dopisuje własne koszty paliwa, myjni i parkingu, zaczyna i kończy wyjazdy oraz planuje własne trasy.

4. Tylko koszty

   Administrator może udostępnić księgowej sam ekran „Koszty floty”: do odczytu i do eksportu, bez wpisywania kosztów i bez dostępu do kart aut.