Umowa powierzenia

W skrócie

Ten dokument reguluje jedną rzecz: co wolno nam robić z danymi Twoich pracowników. Cztery najważniejsze zdania:

• Te dane należą do Ciebie, nie do nas. Jesteś ich administratorem; my przetwarzamy je wyłącznie na Twoje polecenie.
• Nie używamy ich do żadnych własnych celów. Nie analizujemy ich, nie sprzedajemy, nie trenujemy na nich modeli.
• Wiesz, komu je dalej powierzamy. Lista podwykonawców jest w tym dokumencie, a o każdej zmianie uprzedzamy z wyprzedzeniem.
• Po zakończeniu współpracy je usuwamy. Masz 30 dni na zgłoszenie żądania wydania danych, potem usuwamy je z naszych systemów; w zaszyfrowanych kopiach zapasowych mogą pozostać najdłużej 400 dni.

Jak dochodzi do zawarcia tej umowy

Umowa jest załącznikiem do regulaminu i zostaje zawarta z chwilą jego akceptacji przy zakładaniu konta firmowego. Nie wymaga odrębnego podpisu ani wymiany dokumentów.

Stronami są: [DO UZUPEŁNIENIA: pełna nazwa firmy], z siedzibą w [DO UZUPEŁNIENIA: adres], NIP [DO UZUPEŁNIENIA] — dalej „Podmiot przetwarzający” — oraz podmiot, który założył konto firmowe, wskazany danymi podanymi przy rejestracji — dalej „Administrator”.

Zapisujemy datę akceptacji oraz wersję zaakceptowanego dokumentu. Na żądanie wydajemy potwierdzenie zawarcia umowy wraz z jej treścią w brzmieniu obowiązującym w tym dniu.

Jeżeli Twoja organizacja wymaga umowy podpisanej odręcznie lub podpisem kwalifikowanym, napisz do nas — przygotujemy ją na tych samych warunkach.

Przedmiot i zakres powierzenia

Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych w zakresie i celu opisanym niżej.

Charakter i cel

Przechowywanie i przetwarzanie danych kadrowych pracowników i współpracowników Administratora w zakresie niezbędnym do świadczenia usług aplikacji — ewidencji czasu pracy, obsługi wniosków urlopowych i nieobecności, ewidencji badań lekarskich, rozliczeń oraz zarządzania kontami użytkowników.

Czas trwania

Przez okres obowiązywania umowy o świadczenie usług, z zastrzeżeniem zasad usuwania danych po jej zakończeniu.

Cel własny

Podmiot przetwarzający nie przetwarza powierzonych danych we własnych celach — w szczególności nie wykorzystuje ich do celów marketingowych, analitycznych ani do trenowania modeli uczenia maszynowego.

Jakie dane i czyje

Zakres wynika z tego, co Administrator wprowadza do aplikacji.

Dane szczególnych kategorii (art. 9 RODO): nieobecność chorobowa oraz ewidencja badań lekarskich to dane dotyczące zdrowia. Aplikacja przechowuje wyłącznie fakt i daty — nie przechowuje treści orzeczeń ani dokumentacji medycznej i nie wymaga numeru PESEL.

Kategorie osób: pracownicy i współpracownicy Administratora, osoby zarządzające po jego stronie, w modelu biura rachunkowego — księgowi obsługujący jego firmy-klientów, a także inne osoby, których dane Administrator lub jego użytkownicy z własnej inicjatywy wpiszą w pola opisowe (aplikacja nie zawiera pól przeznaczonych na dane takich osób).

Przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany. Nie następuje zautomatyzowane podejmowanie decyzji wywołujących skutki prawne, w tym profilowanie.

Nasze obowiązki

Zgodnie z art. 28 ust. 3 RODO zobowiązujemy się:

• przetwarzać dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora — za takie polecenie uznaje się treść regulaminu, niniejszej umowy oraz czynności podejmowane przez użytkowników Administratora w interfejsie aplikacji,
• zapewnić, by osoby upoważnione do przetwarzania zobowiązały się do zachowania tajemnicy — także po ustaniu zatrudnienia,
• stosować środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy art. 32 RODO,
• przestrzegać warunków korzystania z usług podwykonawców,
• pomagać Administratorowi w odpowiadaniu na żądania osób, których dane dotyczą,
• pomagać w wywiązywaniu się z obowiązków dotyczących bezpieczeństwa, zgłaszania naruszeń i oceny skutków,
• po zakończeniu świadczenia usług usunąć dane albo zwrócić je Administratorowi,
• udostępniać informacje niezbędne do wykazania spełnienia tych obowiązków i umożliwiać audyt,
• niezwłocznie poinformować Administratora, jeżeli wydane polecenie naszym zdaniem narusza przepisy o ochronie danych,
• prowadzić rejestr kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Administratora.

Twoje obowiązki

Jako Administrator odpowiadasz za posiadanie podstawy prawnej do przetwarzania danych swoich pracowników — w tym danych dotyczących zdrowia — oraz za wykonanie wobec nich obowiązku informacyjnego.

Odpowiadasz też za zakres danych, które wprowadzasz. Aplikacja nie wymaga numeru PESEL, dokumentacji medycznej ani opisowych danych o stanie zdrowia. Wprowadzenie takich danych do pól tekstowych następuje wyłącznie z Twojej inicjatywy i na Twoją odpowiedzialność.

Jak chronimy powierzone dane

Stosujemy środki odpowiadające ryzyku, uwzględniając charakter przetwarzanych danych — w tym danych dotyczących zdrowia. Najważniejsze z nich:

• hasła przechowywane wyłącznie jako nieodwracalne skróty; ciasteczko sesji niedostępne dla skryptów przeglądarki, ważne 24 godziny,
• mechanizm natychmiastowego unieważnienia wszystkich sesji konta — przy zmianie hasła (również wymuszonej i wykonanej przez administratora) oraz przy archiwizacji konta lub firmy; zablokowanie konta natychmiast odcina dostęp do danych,
• odseparowanie danych każdego klienta; zakres widoczny użytkownikowi wynika z jego roli i jest sprawdzany po stronie serwera,
• rozdzielenie kont operacyjnych dostawcy od kont klientów na poziomie architektury aplikacji,
• dziennik zdarzeń i historia zmian czasu pracy — kto, kiedy i jakiej zmiany dokonał,
• zapytania do bazy wyłącznie parametryzowane, walidacja danych wejściowych po stronie serwera, transmisja szyfrowana,
• pliki przesyłane przy imporcie pracowników usuwane niezwłocznie po przetworzeniu,
• kopie zapasowe bazy danych wykonywane trzy razy na dobę (o 0:00, 11:00 i 16:30 czasu polskiego), zaszyfrowane, zanim opuszczą serwer aplikacji; klucz potrzebny do ich odczytania przechowujemy poza serwerem i poza dostawcą hostingu, więc dostawca nie może odczytać ich treści; dostawca dodatkowo szyfruje przechowywane kopie po swojej stronie,
• kopie zapasowe przechowywane w drugiej lokalizacji — w centrum danych tego samego dostawcy hostingu we Frankfurcie (Niemcy, Europejski Obszar Gospodarczy) — i zablokowane przed usunięciem oraz zmianą przez cały okres przechowywania: nie może ich skasować ani nadpisać nikt, także po przejęciu serwera aplikacji,
• regularne sprawdzanie, że kopię da się odtworzyć (przed uruchomieniem usługi dla pierwszego klienta, a potem co miesiąc), oraz automatyczne powiadomienie nas, gdy zaplanowana kopia nie powstanie w ciągu godziny od wyznaczonej pory albo przebieg kopii zakończy się błędem,
• dostęp naszego personelu ograniczony do sytuacji wymagających pomocy technicznej, obwarowany zobowiązaniem do poufności.

Możemy zmieniać stosowane środki, pod warunkiem że poziom ochrony nie ulegnie obniżeniu.

Podwykonawcy

Administrator udziela ogólnej zgody na korzystanie z usług dalszych podmiotów przetwarzających. Aktualna lista:

O zamierzonym dodaniu lub zmianie podwykonawcy informujemy z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni. Możesz wnieść uzasadniony sprzeciw w terminie 14 dni; jeżeli nie dojdziemy do porozumienia, masz prawo wypowiedzieć umowę bez ponoszenia kosztów, z proporcjonalnym zwrotem opłaty za niewykorzystany okres.

Na każdego podwykonawcę nakładamy te same obowiązki ochrony danych co określone w tej umowie i ponosimy wobec Ciebie pełną odpowiedzialność za wywiązanie się przez nich z tych obowiązków.

Przekazywanie danych poza EOG

Nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Serwer aplikacji działa w Polsce, kopie zapasowe przechowujemy w Niemczech, a poczta transakcyjna jest wysyłana przez Mailgun w regionie europejskim.

Gdyby kiedykolwiek doszło do przekazania danych do państwa trzeciego, nastąpi to wyłącznie przy zapewnieniu podstawy prawnej z rozdziału V RODO — w szczególności decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony albo standardowych klauzul umownych — a o zmianie poinformujemy Cię wcześniej, jak przy każdej zmianie podwykonawcy.

Do podwykonawcy poczty trafiają wyłącznie dane niezbędne do doręczenia wiadomości. Nie trafiają tam stawki wynagrodzeń, ewidencja czasu pracy ani informacje o nieobecnościach chorobowych.

Żądania pracowników

Jeżeli pracownik zwróci się bezpośrednio do nas z żądaniem dotyczącym swoich danych — wglądu, sprostowania, usunięcia — nie realizujemy go samodzielnie. Nie jesteśmy administratorem tych danych i nie mamy do tego prawa.

Takie żądanie przekazujemy Tobie niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych.

Aplikacja daje Ci funkcje pozwalające realizować te żądania samodzielnie: wgląd, sprostowanie i usunięcie danych pracownika. W zakresie wykraczającym poza możliwości aplikacji udzielamy wsparcia w terminie 7 dni roboczych.

Naruszenia ochrony danych

Każde naruszenie ochrony powierzonych danych zgłaszamy Ci bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od jego stwierdzenia — pocztą elektroniczną i telefonicznie.

Zgłoszenie zawiera opis charakteru naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób oraz wpisów, opis możliwych konsekwencji, zastosowane lub proponowane środki zaradcze oraz kontakt do osoby mogącej udzielić dalszych informacji.

Zgłoszenia naruszenia organowi nadzorczemu oraz zawiadomienia osób, których dane dotyczą, dokonuje Administrator — to obowiązek, którego nie możemy wykonać za Ciebie. Udzielamy natomiast wszelkich informacji potrzebnych do jego wykonania.

Audyt

Masz prawo skontrolować przestrzeganie tej umowy — osobiście albo przez upoważnionego audytora. Audyt zapowiadamy z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni, przeprowadzany jest w dni robocze i nie częściej niż raz w roku kalendarzowym.

Wyjątkiem jest audyt po stwierdzonym naruszeniu ochrony danych albo na żądanie organu nadzorczego — ten może odbyć się w każdym czasie.

Audyt nie może obejmować dostępu do danych innych klientów. Obowiązek informacyjny możemy zrealizować, udostępniając aktualny raport z audytu niezależnego podmiotu lub wypełniony kwestionariusz bezpieczeństwa, o ile odpowiada zakresowi żądania.

Koszty audytu ponosi Administrator, chyba że audyt wykaże istotne naruszenie naszych obowiązków — wtedy ponosimy je my.

Co dzieje się z danymi po zakończeniu współpracy

Umowa wygasa wraz z umową o świadczenie usług.

• przez 30 dni od jej zakończenia możesz zażądać wydania danych — przygotowujemy je w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie na żądanie zgłoszone na adres kontaktowy; aplikacja nie ma funkcji samodzielnego eksportu,
• po tym terminie trwale usuwamy dane ze wszystkich systemów produkcyjnych,
• kopie zapasowe przechowujemy zależnie od ich rodzaju: kopie wykonane w ciągu dnia 7 dni, nocne 35 dni, a miesięczne 400 dni. Potem usuwamy je przy następnym wykonywaniu kopii. W tym czasie kopie są zablokowane przed usunięciem, więc dane usunięte z aplikacji pozostają w nich najdłużej 400 dni. Dane w kopiach podlegają wyłącznie przechowywaniu — korzystamy z kopii tylko po to, by odtworzyć system po awarii i sprawdzić, że odtworzenie działa,
• na żądanie wydajemy pisemne potwierdzenie usunięcia danych.

Zachowujemy wyłącznie dane, do których zobowiązują nas przepisy prawa, w zakresie i przez okres z nich wynikający.

Konto nieopłacone, bez wypowiedzenia umowy. Samo zaprzestanie płacenia nie kończy umowy, więc dane pozostają u nas — ale nie bezterminowo. Po 12 miesiącach nieopłacenia wysyłamy ostrzeżenie na adres e-mail Administratora, a po kolejnych 30 dniach usuwamy konto wraz ze wszystkimi powierzonymi danymi. Ten sam termin i ta sama procedura wydania danych co wyżej.

Odpowiedzialność

Każda ze stron odpowiada za szkody wyrządzone drugiej stronie oraz osobom trzecim w związku z naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych, na zasadach określonych w art. 82 RODO oraz w Kodeksie cywilnym.

Odpowiadamy za szkodę spowodowaną przetwarzaniem, jeżeli nie dopełniliśmy obowiązków nałożonych przez RODO bezpośrednio na podmioty przetwarzające albo działaliśmy poza zgodnymi z prawem poleceniami Administratora lub wbrew nim.

Zmiany umowy

Umowa jest załącznikiem do regulaminu i zmienia się w tym samym trybie: informujemy o zmianie pocztą elektroniczną oraz komunikatem w aplikacji co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie, a Ty możesz w tym czasie rozwiązać umowę, jeżeli zmiany nie akceptujesz.

Aktualizacja listy podwykonawców odbywa się w trybie opisanym w sekcji o podwykonawcach — z 30-dniowym wyprzedzeniem i prawem sprzeciwu.

W razie sprzeczności między regulaminem a tą umową w zakresie ochrony danych osobowych pierwszeństwo ma ta umowa.

Każde brzmienie ma własną wersję, widoczną pod tytułem. Przy zakładaniu konta zapisujemy, którą wersję zaakceptowałeś. Poprzednie wersje udostępniamy na żądanie.

Kontakt

Sprawy dotyczące przetwarzania powierzonych danych, zgłoszenia naruszeń i wnioski audytowe: kontakt@antalo.pl.

W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy RODO, ustawy o ochronie danych osobowych oraz Kodeksu cywilnego.