Kto przetwarza Twoje dane, w jakim zakresie i jakie masz wobec nas prawa. Bez prawniczego żargonu tam, gdzie da się go uniknąć.
Ostatnia aktualizacja: [DO UZUPEŁNIENIA: data]
To jest projekt dokumentu. Przed uruchomieniem rejestracji uzupełnimy dane rejestrowe i poddamy treść weryfikacji prawnej.
W skrócie
Zanim przejdziesz do szczegółów, cztery rzeczy, które są tu najważniejsze:
Nie sprzedajemy i nie udostępniamy nikomu Twoich danych w celach marketingowych. Nie korzystamy z analityki innych firm, nie profilujemy i nie śledzimy Twojej aktywności — własną, zbiorczą statystykę urządzeń, z jakich korzystasz, opisujemy w dalszej części dokumentu.
Nie przyjmujemy płatności w aplikacji, więc nie mamy i nigdy nie mieliśmy Twoich danych karty ani konta bankowego.
Dane pracowników nie należą do nas. Jeśli Twoja firma korzysta z Antalo, to ona decyduje o danych swoich pracowników — my tylko je przechowujemy i udostępniamy na jej polecenie.
Zbieramy tak mało, jak się da. Aplikacja nie wymaga numeru PESEL, dokumentów medycznych ani danych o stanie zdrowia w postaci opisowej.
Kto jest administratorem Twoich danych
Administratorem danych osobowych jest [DO UZUPEŁNIENIA: pełna nazwa firmy], z siedzibą w [DO UZUPEŁNIENIA: adres], NIP [DO UZUPEŁNIENIA], operator aplikacji Antalo dostępnej pod adresem antalo.pl.
W sprawach dotyczących danych osobowych napisz do nas: kontakt@antalo.pl. Odpowiadamy osobiście.
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — przy naszej skali nie jest to wymagane. Wszystkie sprawy prowadzimy pod powyższym adresem.
Uwaga: występujemy w dwóch różnych rolach
To rozróżnienie decyduje o tym, do kogo masz się zwrócić ze swoim żądaniem, więc stawiamy je na początku, a nie w przypisie.
Jeśli zakładasz konto — jesteśmy administratorem
Twoje dane jako osoby zakładającej i prowadzącej konto (imię, nazwisko, e-mail, dane firmy) przetwarzamy we własnym imieniu i na własną odpowiedzialność. Wszystko, co opisuje ta polityka, dotyczy właśnie tych danych.
Dane pracowników — administratorem jest pracodawca, nie my
Kiedy firma wprowadza do Antalo dane swoich pracowników — czas pracy, wnioski urlopowe, nieobecności, stawki — to ona pozostaje ich administratorem. My jesteśmy wyłącznie podmiotem przetwarzającym: przechowujemy te dane i udostępniamy je na polecenie pracodawcy, na podstawie zawartej z nim umowy powierzenia. Nie wykorzystujemy ich do żadnych własnych celów.
Jesteś pracownikiem firmy, która korzysta z Antalo?
Ze wszystkimi żądaniami — wglądem, sprostowaniem, usunięciem — zwróć się do swojego pracodawcy. To on decyduje o tych danych i tylko on może je zmienić lub usunąć. Jeśli napiszesz do nas, nie zrealizujemy żądania samodzielnie: przekażemy je pracodawcy i poinformujemy Cię o tym.
Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie
Poniższa tabela dotyczy danych, których jesteśmy administratorem — czyli Twoich jako użytkownika zakładającego konto.
Cel
Zakres danych
Podstawa prawna
Jak długo
Założenie i prowadzenie konta, świadczenie usługi
imię, nazwisko, adres e-mail, hasło (wyłącznie w postaci nieodwracalnego skrótu), a w koncie firmowym także nazwa firmy, NIP i adres
art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy
przez czas posiadania konta
Kontakt w sprawie konta: weryfikacja adresu, reset hasła, powiadomienia o wnioskach
adres e-mail, imię i nazwisko
art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy
przez czas posiadania konta
Rozliczenie subskrypcji i dokumentacja księgowa
dane firmy, NIP, zakres i okres wykupionego pakietu
art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny (ustawa o rachunkowości, przepisy podatkowe)
5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą
Obsługa zgłoszeń i uwag wysyłanych z aplikacji
treść zgłoszenia oraz imię, nazwisko, e-mail, rola i nazwa firmy zgłaszającego
art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na rozwoju usługi
do usunięcia konta
Rozwój usługi: z jakich urządzeń korzystają użytkownicy (żeby wiedzieć, pod jakie ekrany projektować)
typ urządzenia (komputer, telefon, tablet), nazwa systemu operacyjnego i przeglądarki (bez wersji), dzień korzystania i liczba wejść w tym dniu, a za Twoją zgodą także rozmiar okna przeglądarki; nie zapisujemy adresu IP ani pełnego opisu przeglądarki
art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na rozwoju usługi
1 rok od dnia korzystania, a wcześniej — z chwilą usunięcia konta
adres e-mail, zapisy o logowaniach i operacjach w aplikacji
art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie usługi i jej użytkowników
do usunięcia konta, a w przypadku blokady — do czasu jej cofnięcia
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń
dane konta i dokumentacja korzystania z usługi
art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes
do upływu terminu przedawnienia roszczeń
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia konta — bez adresu e-mail nie jesteśmy w stanie utworzyć konta ani umożliwić logowania.
Dane pracowników — co przechowujemy na zlecenie pracodawcy
Nie jesteśmy administratorem tych danych, ale masz prawo wiedzieć, co fizycznie znajduje się na naszych serwerach. Zakres wynika z tego, co wprowadza pracodawca:
dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania,
dane zatrudnieniowe: rodzaj umowy, data zatrudnienia, rola w systemie, przynależność do grup i harmonogramów,
dane finansowe: stawka godzinowa lub miesięczna,
czas pracy: godziny pracy, nadgodziny, godziny nocne wraz z historią zmian,
nieobecności: rodzaj urlopu, daty, liczba dni, status wniosku,
badania lekarskie: data ważności badań oraz zapis o wystawieniu skierowania.
Nieobecność chorobowa i informacja o badaniach lekarskich to dane dotyczące zdrowia — kategoria szczególna w rozumieniu art. 9 RODO, objęta u nas podwyższonym standardem zabezpieczeń. Aplikacja przechowuje wyłącznie sam fakt i daty; nie przechowujemy treści orzeczeń ani żadnej dokumentacji medycznej. Nie wymagamy też numeru PESEL.
Komu przekazujemy dane
Nie sprzedajemy danych nikomu i nie udostępniamy ich w celach marketingowych. Korzystamy natomiast z dwóch rodzajów dostawców, bez których usługa nie mogłaby działać:
Dostawca hostingu
[DO UZUPEŁNIENIA: nazwa i kraj] — utrzymuje serwer aplikacji i bazę danych oraz przechowuje zaszyfrowane kopie zapasowe bazy w drugiej lokalizacji we Frankfurcie (Niemcy, Europejski Obszar Gospodarczy). Kopie są zaszyfrowane, zanim opuszczą nasz serwer, a klucz do ich odczytania trzymamy poza serwerem i poza dostawcą — dostawca nie może odczytać ich treści. Dane są u niego przechowywane, a nie wykorzystywane w jakikolwiek własny sposób.
Dostawca poczty transakcyjnej
Mailgun Technologies, Inc. — wysyła wiadomości niezbędne do działania konta: weryfikację adresu, reset hasła i powiadomienia o wnioskach urlopowych. Trafiają do niego adres e-mail, imię i nazwisko oraz treść powiadomienia.
Z każdym z nich łączy nas umowa powierzenia przetwarzania, która zobowiązuje ich do tego samego standardu ochrony, jaki sami stosujemy. Poza nimi dane mogą zostać ujawnione wyłącznie organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Serwer aplikacji działa w Polsce, zaszyfrowane kopie zapasowe przechowujemy w Niemczech, a poczta transakcyjna jest wysyłana przez Mailgun w regionie europejskim.
Gdyby kiedykolwiek doszło do przekazania danych do państwa trzeciego, nastąpi to wyłącznie przy zapewnieniu podstawy prawnej z rozdziału V RODO — w szczególności decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony albo standardowych klauzul umownych.
Do Mailguna trafiają wyłącznie dane niezbędne do doręczenia wiadomości — adres e-mail, imię i nazwisko oraz treść powiadomienia. Nie trafiają tam dane kadrowe, stawki wynagrodzeń ani informacje o nieobecnościach chorobowych.
Jak długo przechowujemy dane
Dane konta przechowujemy przez czas jego posiadania. Konto możesz usunąć samodzielnie — usunięcie jest trwałe i natychmiastowe w aplikacji.
konto firmowe — w ustawieniach subskrypcji („Mój plan”), po potwierdzeniu hasłem; usunięcie obejmuje dane firmy oraz wszystkich jej pracowników, łącznie z ewidencją czasu pracy, wnioskami i zgłoszeniami,
konto indywidualne — na końcu ustawień konta; usunięcie obejmuje Twoją ewidencję czasu pracy, urlopy i nieobecności, wydarzenia oraz wysłane zgłoszenia.
Konta nieopłaconego nie trzymamy bezterminowo: po 12 miesiącach od końca opłaconego okresu (a w koncie, które nigdy nie było opłacone — od końca okresu próbnego) wysyłamy ostrzeżenie na adres e-mail, a po kolejnych 30 dniach konto i wszystkie jego dane zostają usunięte. Opłacenie pakietu przed tą datą zatrzymuje usunięcie. Terminy te nie dotyczą konta zablokowanego za naruszenie regulaminu.
Po usunięciu konta zachowujemy wyłącznie to, do czego zobowiązują nas przepisy:
dokumentację księgową dotyczącą wykupionych subskrypcji — przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczy,
dane niezbędne do ustalenia lub obrony roszczeń — do upływu terminu ich przedawnienia,
adres e-mail konta zablokowanego za naruszenie regulaminu — aby uniemożliwić obejście blokady przez ponowną rejestrację.
Kopie zapasowe bazy danych wykonujemy trzy razy na dobę i przechowujemy: kopie z ciągu dnia 7 dni, nocne 35 dni, a miesięczne 400 dni, a następnie usuwamy je przy następnym wykonywaniu kopii. Przez ten czas kopie są zablokowane przed usunięciem, więc dane usunięte z aplikacji pozostają w nich najdłużej 400 dni. Do czasu usunięcia są wyłącznie przechowywane — korzystamy z nich tylko po to, by odtworzyć system po awarii i sprawdzić, że odtworzenie działa.
Twoje prawa
W odniesieniu do danych, których jesteśmy administratorem, przysługuje Ci:
Prawo dostępu (art. 15 RODO)
Możesz uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane, oraz kopię tych danych.
Prawo do sprostowania (art. 16 RODO)
Możesz żądać poprawienia danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych. Większość danych konta poprawisz samodzielnie w ustawieniach.
Prawo do usunięcia (art. 17 RODO)
Możesz żądać usunięcia danych. Konto usuniesz samodzielnie; pamiętaj, że nie obejmuje to danych, które musimy zachować na podstawie przepisów.
Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
Możesz żądać, byśmy wstrzymali przetwarzanie — na przykład na czas rozpatrywania Twojego sprzeciwu.
Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)
Możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Aplikacja nie ma przycisku eksportu — przygotowujemy taki plik na Twoje żądanie zgłoszone na adres kontaktowy, w terminie z art. 12 ust. 3.
Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO)
Wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie możesz wnieść sprzeciw uzasadniony Twoją szczególną sytuacją.
Żądanie wystarczy wysłać na adres kontakt@antalo.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.
Skarga do organu nadzorczego
Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Będziemy jednak wdzięczni, jeśli najpierw napiszesz do nas — większość spraw da się wyjaśnić od ręki.
Pliki cookies i pamięć lokalna
Podczas korzystania ze strony i aplikacji zapisujemy w Twoim urządzeniu niewielkie ilości informacji. Poniżej pełna lista — nic poza tym.
Za Twoją zgodą
Zapamiętany wybór na stronie informacyjnej (biuro rachunkowe czy firma z własną księgowością), ustawienie trybu jasnego lub ciemnego, wybrany język interfejsu oraz to, czy w tej przeglądarce włączono powiadomienia na pulpicie. Jeśli nie wyrazisz zgody, wszystko to nadal działa — po prostu nie przetrwa zamknięcia przeglądarki. Za tą samą zgodą przy logowaniu odczytujemy rozmiar okna przeglądarki (szerokość i wysokość), żeby wiedzieć, na jakich ekranach pracują nasi użytkownicy.
Niezależnie od zgody, bo bez tego usługa nie zadziała
Ciasteczko sesyjne zapisywane przy logowaniu — pozwala utrzymać Cię w zalogowanej sesji i wygasa po 24 godzinach lub wcześniej, po wylogowaniu albo zmianie hasła. Jest zabezpieczone tak, że nie mają do niego dostępu skrypty działające w przeglądarce. Ponadto zapamiętujemy samą Twoją odpowiedź na pytanie o zgodę — żebyśmy nie pytali o to samo przy każdej wizycie.
Tylko jeśli sam o to poprosisz
Znacznik „nie licz mnie” — zapisywany wyłącznie po wejściu na stronę /nie-licz-mnie i kliknięciu przycisku. Wyklucza wejścia z tej przeglądarki ze statystyki urządzeń; usuwasz go tym samym przyciskiem.
Czego nie używamy: nie korzystamy z Google Analytics ani narzędzi analitycznych innych firm, nie umieszczamy pikseli reklamowych, nie osadzamy ciasteczek podmiotów trzecich, nie nagrywamy sesji i nie profilujemy Cię. Własną, zbiorczą statystykę urządzeń opisujemy w tabeli celów przetwarzania wyżej.
Przechowywanymi informacjami możesz zarządzać w ustawieniach przeglądarki — zablokować ich zapisywanie lub usunąć już zapisane. Pamiętaj, że zablokowanie ciasteczka sesyjnego uniemożliwi zalogowanie się do aplikacji. Usunięcie pozostałych wpisów jest bezpieczne: stracisz jedynie zapamiętane ustawienia, a przy następnej wizycie zapytamy o zgodę ponownie.
Jak chronimy dane
Stosujemy środki odpowiadające ryzyku, jakie niesie przetwarzanie danych kadrowych. Najważniejsze z nich:
połączenie z aplikacją jest szyfrowane (HTTPS), a hasła przechowujemy wyłącznie w postaci nieodwracalnych skrótów — nie znamy Twojego hasła i nie jesteśmy w stanie go odczytać,
sesja opiera się na ciasteczku niedostępnym dla skryptów przeglądarki, ważnym 24 godziny; zmiana hasła unieważnia wszystkie wcześniejsze sesje natychmiast, a zablokowanie konta natychmiast odcina dostęp do danych,
dane każdej firmy są odseparowane od danych pozostałych, a zakres tego, co widzi użytkownik, wynika z jego roli i jest sprawdzany po stronie serwera — nie da się go obejść z poziomu przeglądarki,
operacje na danych pracowników zostawiają ślad w dzienniku zdarzeń: kto, kiedy i jakiej zmiany dokonał,
wykonujemy zaszyfrowane kopie zapasowe bazy danych trzy razy na dobę i przechowujemy je w drugiej lokalizacji, zablokowane przed usunięciem na czas ich przechowywania; regularnie sprawdzamy, że kopię da się odtworzyć, a brak udanej kopii uruchamia u nas alarm,
dostęp naszego personelu do danych klientów jest ograniczony do sytuacji, w których wymaga tego pomoc techniczna, i obwarowany zobowiązaniem do zachowania poufności.
Zmiany polityki
Jeśli zmienimy zakres lub cele przetwarzania, zaktualizujemy ten dokument i zmienimy datę na jego początku. O zmianach istotnych — takich jak nowy odbiorca danych albo nowy cel przetwarzania — poinformujemy Cię e-mailem lub komunikatem w aplikacji, zanim zaczną obowiązywać.