Regulamin

W skrócie

Pełna treść jest niżej, ale to są rzeczy, które warto wiedzieć od razu:

• Pierwsze 60 dni są bezpłatne i nie wymagają karty płatniczej. Po tym okresie konto zostaje zablokowane, dopóki nie wykupisz pakietu — nic nie pobieramy automatycznie.
• Nie ma umowy na czas określony. Rezygnujesz kiedy chcesz, bez okresu wypowiedzenia i bez zawiadamiania nas z wyprzedzeniem.
• Płatność odbywa się poza aplikacją. Zgłaszasz chęć wykupu, my kontaktujemy się z Tobą i wystawiamy dokument. W serwisie nie ma bramki płatniczej.
• Dane Twoich pracowników pozostają Twoje. Jesteś ich administratorem, my przetwarzamy je na Twoje zlecenie.

Postanowienia ogólne

Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w serwisie Antalo, dostępnym pod adresem antalo.pl, przez [DO UZUPEŁNIENIA: pełna nazwa firmy] z siedzibą w [DO UZUPEŁNIENIA: adres], NIP [DO UZUPEŁNIENIA] — dalej „Usługodawcą”.

Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie przed zawarciem umowy, w postaci umożliwiającej jego pobranie, odtworzenie i utrwalenie.

Serwis

Aplikacja Antalo wraz ze stroną informacyjną.

Usługobiorca

Podmiot, który założył konto — przedsiębiorca albo osoba fizyczna zakładająca konto indywidualne.

Konto

Zbiór zasobów i uprawnień przypisanych Usługobiorcy w Serwisie.

Użytkownik

Osoba korzystająca z Konta: właściciel, pracownik, księgowy lub inna osoba, której Usługobiorca nadał dostęp.

Okres próbny

Bezpłatny okres 60 dni od założenia Konta firmowego.

Pakiet

Wariant odpłatnej subskrypcji, różniący się wyłącznie limitami liczby firm i osób.

Rodzaje i zakres usług

Antalo jest narzędziem do ewidencji czasu pracy i obsługi spraw kadrowych. W ramach Serwisu Usługodawca świadczy usługi polegające na udostępnieniu:

• ewidencji czasu pracy wraz z wyliczaniem nadgodzin i godzin nocnych,
• obsługi wniosków urlopowych i nieobecności, w tym chorobowych,
• kalendarza zespołu i harmonogramów pracy,
• ewidencji badań lekarskich wraz z przypomnieniami o terminach,
• zestawień rozliczeniowych dla osoby prowadzącej księgowość,
• zarządzania kontami pracowników, grupami i uprawnieniami,
• w koncie biura rachunkowego — obsługi firm-klientów i przypisywania ich do księgowych.

Czego Antalo nie robi: nie nalicza wynagrodzeń, nie wystawia faktur, nie prowadzi księgowości i nie wysyła dokumentów do ZUS ani urzędu skarbowego. Nie zastępuje programu kadrowo-płacowego — dostarcza mu dane.

Zakres funkcji jest taki sam w każdym Pakiecie. Pakiety różnią się wyłącznie limitami liczby obsługiwanych firm i osób.

Wymagania techniczne

Do korzystania z Serwisu potrzebne są:

• urządzenie z dostępem do internetu,
• aktualna wersja przeglądarki internetowej (Chrome, Firefox, Safari, Edge) z włączoną obsługą JavaScriptu,
• włączona obsługa plików cookies — bez ciasteczka sesyjnego zalogowanie jest niemożliwe,
• aktywny adres e-mail, na który wysyłamy potwierdzenie założenia Konta.

Serwis działa również na telefonie — układ ekranów dostosowuje się do szerokości urządzenia.

Zakładanie konta i zawarcie umowy

Regulamin przewiduje dwie odrębne umowy: nieodpłatną umowę o prowadzenie Konta oraz odpłatną umowę o świadczenie subskrypcji wybranego Pakietu.

Umowa o prowadzenie Konta (nieodpłatna)

Zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia adresu e-mail podanego przy rejestracji, na czas nieokreślony. Obejmuje korzystanie z Konta, w tym okres próbny.

Okres próbny

Jest częścią umowy o prowadzenie Konta, a nie odrębną umową odpłatną. Jego upływ nie rodzi obowiązku zapłaty ani konieczności składania rezygnacji.

Umowa odpłatna (subskrypcja Pakietu)

Zgłoszenie chęci wykupu złożone w Serwisie jest zamówieniem. Umowa zostaje zawarta z chwilą jego potwierdzenia przez Usługodawcę — najpóźniej z chwilą wystawienia dokumentu sprzedaży. Dostęp zostaje odblokowany po odnotowaniu płatności.

Rejestracja wymaga podania danych oznaczonych jako obowiązkowe: imienia i nazwiska, adresu e-mail i hasła, a w koncie firmowym także nazwy firmy, numeru NIP i adresu. Usługobiorca oświadcza, że podane dane są prawdziwe, i zobowiązuje się je aktualizować.

Konta pracowników zakłada Usługobiorca. To on decyduje, komu nadaje dostęp i w jakim zakresie, oraz odpowiada za poinformowanie tych osób o korzystaniu z Serwisu.

Hasło jest znane wyłącznie Usługobiorcy — przechowujemy je w postaci nieodwracalnego skrótu i nie mamy możliwości go odczytać. Nie prosimy o podanie hasła w żadnej wiadomości ani rozmowie.

Okres próbny

Konto firmowe otrzymuje 60 dni bezpłatnego korzystania z pełnej funkcjonalności, liczonych od dnia założenia Konta. Okres próbny nie wymaga podania danych karty płatniczej ani żadnej innej formy zabezpieczenia płatności.

Po upływie okresu próbnego dostęp do Konta zostaje ograniczony do ekranu umożliwiającego zgłoszenie chęci wykupu pakietu oraz usunięcie Konta. Dane pozostają zachowane przez czas opisany w sekcji „Konto nieopłacone i usunięcie danych”.

Nie pobieramy żadnej opłaty automatycznie po zakończeniu okresu próbnego i nie wymagamy rezygnacji, żeby uniknąć obciążenia. Brak decyzji oznacza po prostu, że Konto pozostaje zablokowane.

Subskrypcja i płatności

Dostęp do Serwisu po okresie próbnym jest odpłatny. Aktualne ceny Pakietów prezentowane są na stronie informacyjnej oraz w Serwisie i podawane w kwotach brutto.

Jak przebiega wykup

Usługobiorca zgłasza w Serwisie chęć wykupu, wskazując Pakiet i okres rozliczeniowy. Usługodawca kontaktuje się z nim, ustala szczegóły i wystawia dokument sprzedaży. Po odnotowaniu płatności dostęp zostaje odblokowany na opłacony okres.

Płatność poza Serwisem

W Serwisie nie ma bramki płatniczej. Usługodawca nie przyjmuje płatności kartą ani przelewem online i nie przechowuje danych płatniczych Usługobiorcy.

Okres rozliczeniowy

Miesięczny albo roczny. Przy okresie rocznym cena odpowiada jedenastu miesiącom — dwunasty jest bezpłatny.

Zmiana pakietu w trakcie okresu

Możliwa w każdej chwili. Przy przejściu na wyższy Pakiet Usługobiorca dopłaca różnicę za dni pozostałe do końca opłaconego okresu; data końca okresu nie zmienia się. Przy przejściu na niższy Pakiet nadwyżka powiększa liczbę opłaconych dni.

Przekroczenie limitu

Jeżeli liczba firm lub osób przekroczy limit Pakietu, dodanie kolejnych nie będzie możliwe do czasu podniesienia Pakietu. Dane już wprowadzone pozostają dostępne.

Brak płatności po upływie opłaconego okresu skutkuje ograniczeniem dostępu na zasadach opisanych w sekcji o okresie próbnym. Dane pozostają zachowane przez czas opisany w sekcji „Konto nieopłacone i usunięcie danych”.

Konto nieopłacone i usunięcie danych

Zablokowanie Konta nie kończy umowy o jego prowadzenie i nie powoduje natychmiastowego usunięcia danych. Nie przechowujemy ich jednak bezterminowo.

Po 12 miesiącach — ostrzeżenie

Jeżeli Konto pozostaje nieopłacone przez 12 miesięcy, liczonych od końca opłaconego okresu, a w Koncie nigdy nieopłaconym — od końca okresu próbnego, wysyłamy ostrzeżenie na adres e-mail przypisany do Konta.

Po kolejnych 30 dniach — usunięcie

Po upływie 30 dni od ostrzeżenia Konto zostaje usunięte wraz ze wszystkimi danymi, w tym danymi firm-klientów i ich pracowników. Wykupienie pakietu przed tą datą zatrzymuje usunięcie.

Konto zablokowane za naruszenie Regulaminu

Powyższe terminy go nie dotyczą — takie Konto pozostaje zablokowane, a o postępowaniu z danymi rozstrzyga wynik postępowania reklamacyjnego.

Usunięcie jest dla Ciebie nieodwracalne — dane nie wrócą do aplikacji. Zaszyfrowane kopie zapasowe zawierające usunięte dane przechowujemy najdłużej 400 dni, wyłącznie po to, by odtworzyć system po awarii. Jeżeli potrzebujesz kopii danych, zgłoś to na adres kontaktowy przed upływem terminu — przygotujemy je w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie.

Zasady korzystania z serwisu

Usługobiorcę obowiązuje zakaz dostarczania treści o charakterze bezprawnym. Dotyczy to wszystkich danych wprowadzanych do Serwisu, w tym nazw, opisów, treści zgłoszeń i plików importu.

Niedopuszczalne jest w szczególności:

• wprowadzanie danych osobowych bez podstawy prawnej albo w zakresie szerszym, niż jest to potrzebne,
• udostępnianie danych logowania osobom nieuprawnionym,
• podejmowanie prób obejścia zabezpieczeń, uprawnień ról albo limitów Pakietu,
• działanie zakłócające pracę Serwisu, w tym automatyczne generowanie nadmiernego ruchu,
• wykorzystywanie Serwisu do celów sprzecznych z prawem lub dobrymi obyczajami.

W razie stwierdzenia naruszenia Usługodawca może wezwać do jego zaprzestania, a gdy naruszenie jest rażące lub powtarza się — zablokować Konto. O blokadzie i jej przyczynie informujemy na adres e-mail przypisany do Konta; Usługobiorcy przysługuje odwołanie w trybie reklamacyjnym.

Dane osobowe i powierzenie przetwarzania

Zasady przetwarzania danych, których administratorem jest Usługodawca, opisuje Polityka prywatności.

Dane pracowników wprowadzone do Serwisu pozostają danymi, których administratorem jest Usługobiorca. Usługodawca przetwarza je wyłącznie na jego udokumentowane polecenie, w charakterze podmiotu przetwarzającego w rozumieniu art. 28 RODO.

Zasady tego przetwarzania określa Umowa powierzenia, stanowiąca załącznik do Regulaminu i jego integralną część. Usługobiorca zakładający konto firmowe akceptuje ją razem z Regulaminem — bez odrębnego podpisu i wymiany dokumentów. Zapisujemy datę akceptacji oraz wersję zaakceptowanego dokumentu.

Jeżeli Twoja organizacja wymaga umowy powierzenia podpisanej odręcznie albo podpisem kwalifikowanym, napisz do nas — przygotujemy ją na tych samych warunkach.

Usługobiorca odpowiada za posiadanie podstawy prawnej do przetwarzania danych swoich pracowników, za zakres danych, które wprowadza, oraz za wykonanie wobec tych osób obowiązku informacyjnego.

Serwis nie wymaga numeru PESEL, dokumentacji medycznej ani opisowych danych o stanie zdrowia. Wprowadzenie takich danych do pól tekstowych następuje wyłącznie z inicjatywy Usługobiorcy i na jego odpowiedzialność.

Dostępność i przerwy techniczne

Usługodawca dokłada starań, aby Serwis był dostępny nieprzerwanie, zastrzegając możliwość przerw niezbędnych do konserwacji, aktualizacji lub usunięcia awarii.

O planowanych przerwach informujemy z wyprzedzeniem w Serwisie lub pocztą elektroniczną, starając się przeprowadzać je poza godzinami pracy. Przerwy nieplanowane usuwamy niezwłocznie.

Usługodawca rozwija Serwis i może wprowadzać zmiany funkcjonalne. Zmiany nie mogą prowadzić do ograniczenia zakresu usług opłaconych przez Usługobiorcę w trwającym okresie rozliczeniowym.

Reklamacje

Reklamacje dotyczące działania Serwisu można składać pocztą elektroniczną na adres kontakt@antalo.pl, a także za pośrednictwem formularza zgłoszeń dostępnego w Serwisie.

Reklamacja powinna zawierać oznaczenie Konta, opis zastrzeżeń oraz oczekiwany sposób rozpatrzenia. Jeżeli podane informacje nie wystarczą do rozpatrzenia sprawy, poprosimy o ich uzupełnienie.

Reklamacje rozpatrujemy w terminie 14 dni od otrzymania. Odpowiedź wysyłamy na adres e-mail, z którego reklamacja wpłynęła, albo na inny wskazany w zgłoszeniu.

Rozwiązanie umowy

Rezygnacja Usługobiorcy

Umowa może zostać rozwiązana w każdej chwili, bez okresu wypowiedzenia i bez podawania przyczyny. Konto firmowe usuwa jego właściciel w ustawieniach subskrypcji („Mój plan”), konto indywidualne — na końcu ustawień konta; w obu przypadkach po potwierdzeniu hasłem. Można też wysłać oświadczenie na adres kontaktowy Usługodawcy.

Skutek usunięcia konta

Usunięcie jest trwałe i obejmuje dane firmy oraz wszystkich jej Użytkowników, w tym ewidencję czasu pracy, wnioski i zgłoszenia. Po usunięciu nie przywracamy tych danych do aplikacji ani na żądanie: zaszyfrowane kopie zapasowe, w których mogą jeszcze pozostawać, przechowujemy najdłużej 400 dni wyłącznie do odtworzenia systemu po awarii. Jeżeli potrzebujesz ich kopii, napisz do nas przed usunięciem Konta — przygotujemy ją w ustrukturyzowanym formacie.

Wypowiedzenie przez Usługodawcę

Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 14-dniowego okresu wypowiedzenia w razie rażącego naruszenia Regulaminu albo zaprzestania świadczenia usługi. W przypadku zaprzestania świadczenia zwracamy opłatę za niewykorzystany okres.

Rozwiązanie umowy nie wpływa na obowiązek zapłaty za okres, w którym Usługobiorca korzystał z Serwisu.

Zasady postępowania z danymi po rozwiązaniu umowy — co usuwamy, co i przez jaki czas musimy zachować na podstawie przepisów oraz kiedy dane znikają z kopii zapasowych — określa Polityka prywatności, a w odniesieniu do danych pracowników Umowa powierzenia.

Odstąpienie od umowy

Usługi Serwisu kierujemy do przedsiębiorców. Prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość przysługuje jednak także osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, gdy zawarta umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego — wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej działalności.

Takiej osobie przysługuje prawo odstąpienia od odpłatnej umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia — czyli od potwierdzenia zamówienia przez Usługodawcę, zgodnie z sekcją „Zakładanie konta i zawarcie umowy” — bez podawania przyczyny. Oświadczenie wystarczy wysłać na adres kontaktowy Usługodawcy.

Kiedy prawo odstąpienia wygasa: jeżeli Usługobiorca zażąda rozpoczęcia świadczenia przed upływem terminu odstąpienia i zostanie o tym skutku poinformowany, prawo odstąpienia wygasa z chwilą pełnego wykonania usługi. Za okres świadczenia zrealizowany do dnia odstąpienia należy się wynagrodzenie proporcjonalne do jego zakresu.

Założenie Konta i korzystanie z 60-dniowego okresu próbnego jest nieodpłatne, więc nie wiąże się z żadną płatnością, od której trzeba by odstępować.

Odpowiedzialność

Usługodawca odpowiada za świadczenie usług z należytą starannością, na zasadach określonych w przepisach prawa.

Usługodawca nie odpowiada za skutki:

• podania przez Usługobiorcę danych nieprawdziwych lub nieaktualnych,
• udostępnienia danych logowania osobom nieuprawnionym,
• decyzji kadrowych, płacowych i rozliczeniowych podjętych na podstawie danych zgromadzonych w Serwisie — Serwis prezentuje dane i wyliczenia pomocnicze, nie zastępuje oceny dokonywanej przez osobę prowadzącą kadry lub księgowość,
• przerw wynikających z okoliczności niezależnych od Usługodawcy, w tym awarii po stronie dostawców infrastruktury lub łącza internetowego Usługobiorcy.

Wyliczenia czasu pracy, nadgodzin i wymiaru urlopu mają charakter pomocniczy. Odpowiedzialność za zgodność rozliczeń z przepisami prawa pracy spoczywa na Usługobiorcy.

Zmiany regulaminu

Regulamin będzie się zmieniał — Antalo jest rozwijane, przepisy się zmieniają, a cennik z czasem też. Poniżej opisujemy, kiedy możemy go zmienić i co wtedy możesz zrobić.

Usługodawca może zmienić Regulamin w razie wystąpienia co najmniej jednej z poniższych przyczyn:

• zmiany przepisów prawa albo ich wykładni przez sąd lub organ administracji, mającej wpływ na świadczenie usług,
• wydania decyzji, zalecenia lub wytycznych przez organ nadzorczy,
• zmiany zakresu, sposobu lub warunków technicznych świadczenia usług, w tym dodania, zmiany albo wycofania funkcji,
• zmiany cennika, sposobu naliczania opłat albo okresów rozliczeniowych,
• zmiany dostawców, z których usług korzystamy przy świadczeniu usługi,
• konieczności przeciwdziałania nadużyciom lub podniesienia bezpieczeństwa,
• usunięcia niejasności, błędów lub omyłek w treści Regulaminu,
• zmiany danych rejestrowych albo kontaktowych Usługodawcy.

O zmianie informujemy pocztą elektroniczną oraz komunikatem w Serwisie, co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Jeżeli zmiana wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów i termin ich wejścia w życie jest krótszy, informujemy niezwłocznie.

Nie akceptujesz zmiany? Możesz rozwiązać umowę przed dniem jej wejścia w życie — zwracamy wtedy opłatę za niewykorzystany okres. Korzystanie z Serwisu po tym dniu oznacza akceptację nowego brzmienia.

Zmiana cennika nie wpływa na cenę już opłaconego okresu rozliczeniowego. Do zamówień złożonych przed zmianą stosuje się brzmienie dotychczasowe.

Wersjonowanie. Każde brzmienie Regulaminu ma własną wersję, widoczną pod tytułem tej strony. Przy zakładaniu konta zapisujemy, którą wersję zaakceptowałeś — dzięki temu w razie wątpliwości wiadomo, na jaką treść zgodziłeś się konkretnie Ty, a nie jaka obowiązuje dzisiaj. Poprzednie wersje udostępniamy na żądanie.

Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia zachowują moc.

Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących Serwisu: kontakt@antalo.pl.